Dịch vụ tổ chức truyền thông sự kiện chuyên nghiệp
Dịch vụ tổ chức sự kiện bước đầu kết nối doanh nghiệp và khách hàng lại gần nhau. Kế đến, sự kiện truyền thông mở ra cơ hội giao lưu thông qua mối quan tâm chung.
Dịch vụ tổ chức sự kiện thực tế tạo không gian trao đổi trực tiếp. Sự kiện truyền thông dạng này nổi bật với khả năng thu hút sự chú ý của khách hàng ở mức độ cao.
Công ty tổ chức sự kiện online liên kết khách mời ở mọi nơi. Hình thức này phá vỡ những rào cản về vị trí và tăng độ nhận diện thương hiệu đến với nhiều người.
Công ty tổ chức event sự kiện uy tín On Digitals
Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ nghiên cứu và xây dựng tâm điểm sự kiện độc đáo và đậm chất thương hiệu.
On Digitals tự hào là agency tổ chức sự kiện lấy khách hàng làm trọng tâm mấu chốt xuyên suốt kế hoạch tổ chức sự kiện.
Chúng tôi chọn tính thu hút, độ liên kết và mức ấn tượng của khách tham dự làm thước đo hiệu quả của sự kiện truyền thông được tổ chức.
Cảm nhận của khách hàng về On Digitals
Nhận tư vấn Dịch vụ tổ chức sự kiện
ngay hôm nay.
Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì?
Có một nhận định rằng, sự kiện marketing chỉ vỏn vẹn ở công đoạn tổ chức. Tuy nhiên trên thực tế, sự kiện truyền thông luôn có 3 giai đoạn.
- Khâu chuẩn bị trước thềm sự kiện
- Hoạt động điều phối - theo sát trong suốt thời gian sự kiện diễn ra
- Cuối cùng, thu thập ý kiến và tối ưu hiệu quả hậu sự kiện
Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói sẽ bao gồm các hoạt động xuyên suốt tất cả các giai đoạn trên từ
- Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
- Chọn hình thức, concept thiết kế và theme chủ đạo cho event sự kiện
- Lập kế hoạch sự kiện chi tiết cho tất cả hoạt động sẽ triển khai
- Theo dõi và giám sát các công việc trong thời gian triển khai thực tế theo kế hoạch tổ chức sự kiện
- Điều phối, hướng dẫn hoạt động người tổ chức và tâm điểm chú ý cũng như tương tác của khán giả tham dự
- Hoàn tất và quản lý công việc hậu sự kiện
Dịch vụ truyền thông cho sự kiện là gì?
Để đạt được hiệu quả tối đa, ngay sau khi việc thuê tổ chức sự kiện hoàn thành, các hoạt động truyền thông cho sự kiện cũng sẽ bắt đầu tức thì và hỗ trợ với các công việc tổ chức sự kiện. Chính vì thế, truyền thông và tổ chức sự kiện luôn song hành cùng nhau trong cả ba giai đoạn.
Giai đoạn 1: Truyền thông trước sự kiện
Tìm hiểu, lựa chọn và xác định là các công việc chủ yếu sẽ diễn ra trong giai đoạn truyền thông trước sự kiện. Lúc này, sau quá trình tham khảo và tư vấn, doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện sẽ cần thống nhất những yếu tố quan trọng.
- Đối tượng khách tham dự mục tiêu
- Kết quả đạt được của sự kiện marketing được tổ chức
- Các kênh truyền thông dùng để quảng bá sự kiện
- Kế hoạch truyền thông cho sự kiện
- Quảng bá sự kiện bằng cách giới thiệu diễn giả, nội dung, hình ảnh trong lúc chuẩn bị
- Gửi vé mời và các chương trình tương tác với khán giả nhằm đẩy mạnh marketing sự kiện
- Hoàn tất các ấn phẩm quảng cáo phục vụ giai đoạn truyền thông trong sự kiện tiếp theo
Giai đoạn 2: Truyền thông trong sự kiện
Chính xác, nhanh chóng và linh hoạt là những yêu cầu hàng đầu khi thực hiện các hoạt động tiếp thị và truyền thông trong sự kiện. Trước hết, tính chính xác thể hiện qua kết quả thực tế được lập ra trong kế hoạch truyền thông cho sự kiện.
Do đặc điểm khẩn trương đặc thù, những công việc truyền thông trong sự kiện thường đòi hỏi các công ty truyền thông sự kiện phải thích ứng kịp thời ở mọi tình huống. Ngoài ra, công việc phụ thuộc nhiều bởi các yếu tố khách quan ở giai đoạn này sẽ cần đến khả năng sáng tạo của các agency truyền thông.
Các công ty truyền thông tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ ứng dụng các yêu cầu trên trong việc sắp xếp, theo sát, điều phối và hướng dẫn các hoạt động truyền thông trong sự kiện.
- Sắp xếp sản phẩm marketing sự kiện, gồm cả phiên bản in ấn và kỹ thuật số (digital)
- Hướng dẫn khách tham dự tham gia các hoạt động tương tác sự kiện tại chỗ
- Lưu lại hình ảnh, hoạt động đang trực tiếp diễn ra và cảm nhận tức thì của người tham dự
- Quảng cáo sự kiện ngay trong lúc diễn ra thông qua các kênh truyền thông đại chúng và mạng xã hội
Giai đoạn 3: Truyền thông sau sự kiện
Truyền thông sau sự kiện thường yêu cầu cao ở sự hiểu rõ khách tham dự, sự cởi mở trong phong cách làm việc và thân thiện khi truyền tải nội dung từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Hiện có đa dạng hoạt động truyền thông sau sự kiện được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong kế hoạch truyền thông cho sự kiện.
- Đăng tải nội dung và hình ảnh đã diễn ra nhằm gợi nhắc về sự kiện trên các kênh digital marketing của doanh nghiệp (owned media)
- Kết nối và đẩy mạnh quảng bá sự kiện trên các phương tiện truyền thông, báo chí (paid media)
- Theo dõi và thu thập cảm nhận, ý kiến, đóng góp, phản hồi và đặc biệt là hiệu ứng của khách tham dự và truyền thông sau sự kiện (earned media).
Các loại hình tổ chức sự kiện
Loại hình sự kiện truyền thông được phân loại dựa trên 3 yếu tố sau. Doanh nghiệp nên xem xét lần lượt từ mục đích sang tính chất đến hình thức tổ chức sự kiện. Điều này sẽ giúp bước đầu hình dung kế hoạch tổ chức và truyền thông ở góc nhìn tổng thể.
Mục đích sự kiện
Nhu cầu đa dạng và tác động tích cực của sự kiện truyền thông đã thúc đẩy nhiều doanh nghiệp hiện nay ứng dụng hình thức quảng bá này trong nhiều hoạt động.
Trước tiên, tổ chức sự kiện là cách để giới thiệu những thông tin mới từ doanh nghiệp đến khách hàng.
- Ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới và giới thiệu tính năng/tiện ích mới
- Họp báo và thông cáo báo chí
- Khai trương, khởi công, khánh thành và nghiệm thu
- Kế đến, tổ chức sự kiện là dịp để doanh nghiệp tổ chức và khách mời tham dự gặp gỡ và trao đổi.
- Chiến dịch gây quỹ và chương trình từ thiện
- Triển lãm trưng bày và triển lãm thương mại
- Hội thảo, hội nghị thảo luận
Ngoài ra, tổ chức sự kiện là dấu ấn cho các cột mốc phát triển doanh nghiệp và đồng hành với khách hàng.
- Lễ hội, festival và lễ kỷ niệm
- Hoạt động team building và company trip
- Giải đấu, cuộc thi và giao lưu ngoại khóa
Tính chất sự kiện
Tính chất còn được hiểu là phong cách và bầu không khí trong khoảng thời gian sự kiện truyền thông diễn ra. Cụ thể có hai tính chất chính có tác động đáng kể đến những hoạt động truyền thông tổ chức sự kiện khác.
- Sự kiện trang trọng (formal event): bám sát các đặc điểm của sự kiện truyền thống và phần lễ, phát ngôn là tiêu điểm chú ý chính của khách tham dự.
- Sự kiện tương tác (informal event): nhiều hoạt động kết hợp linh hoạt và song song nhau với mục tiêu tập trung đẩy mạnh các mục đích sự kiện được nhắc phía trên.
- Sự kiện kết hợp: đối với các sự kiện có nhiều mục đích, các nhà tổ chức sự kiện có thể tạo tính chất riêng cho từng phân đoạn của sự kiện.
Hình thức tổ chức sự kiện
Với ưu điểm nổi trội nhất là mở ra không gian gặp gỡ trực tiếp và tức thì, sự kiện truyền thông vốn được biết đến là hình thức quảng cáo marketing dưới hình thức offline tại một địa điểm nhất định
Hiện nay, để mở rộng hơn nữa cơ hội giao lưu và tương tác, nhiều đơn vị tổ chức đã đẩy mạnh tổ chức sự kiện online thông qua các nền tảng trò chuyện trực tiếp.
Tựa như mục đích và tính chất sự kiện truyền thông, nhiều công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể linh hoạt kết hợp 2 hình thức này ngay từ khâu lên ý tưởng và lập kế hoạch sự kiện.
Nhìn chung, sự kiện offline và online sẽ tương phản nhau đa phần ở khâu tổ chức sự kiện. Mặt khác, phần chiến lược marketing cho sự kiện ở cả hai hình thức này lại có nét tương đồng.
Quy trình thực hiện dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại agency tổ chức sự kiện On Digitals
Bước 1: Thu thập thông tin
Doanh nghiệp sẽ cung cấp các thông tin về mục tiêu, kết quả mong đợi, ngân sách cùng các yêu cầu chi tiết khác với nhà tổ chức sự kiện.
Bước 2: Đánh giá thực trạng
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ xem xét phong cách thiết kế, cách thức truyền tải nội dung, hình ảnh thương hiệu, danh sách khách hàng và chiến lược marketing hiện tại của doanh nghiệp. Điều này sẽ hỗ trợ việc lập kế hoạch tổ chức và truyền thông cho sự kiện.
Bước 3: Nghiên cứu và đề xuất
Dựa trên các thông tin, yêu cầu và thực trạng của doanh nghiệp, công ty tổ chức sự kiện sẽ tư vấn và đề xuất giải pháp tổ chức tối ưu nhất về thời điểm, địa điểm, quy mô, thời gian thực hiện cũng như khách hàng mục tiêu.
Bước 4: Thống nhất kế hoạch
Các hạng mục triển khai, cách thức thực hiện cùng ngân sách cho từng hạng mục, tiến độ và toàn bộ kế hoạch tổ chức và truyền thông sự kiện sẽ được thảo luận và đi đến ký kết giữa hai bên doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện.
Bước 5: Tiến hành chuẩn bị
Toàn bộ công việc và dụng cụ hỗ trợ trong khâu tổ chức sự kiện sẽ được bắt đầu chuẩn bị theo đúng tiến độ trong kế hoạch tại địa điểm event sẽ diễn ra.
Bước 6: Đẩy mạnh quảng bá
Song song với khâu chuẩn bị tổ chức, các hoạt động tiếp thị quảng bá cũng sẽ được khởi động thực hiện và bám sát theo kế hoạch truyền thông cho sự kiện.
Bước 7: Triển khai thử nghiệm
Quá trình chạy thử một hay nhiều phân đoạn phức tạp của sự kiện đồng thời tập dợt các yếu tố cảm quan như ánh sáng, màu sắc sẽ cho đơn vị tổ chức cũng như công ty event nhìn nhận rõ hơn về sự kiện sắp diễn ra.
Bước 8: Giám sát thực hiện
Hoạt động giám sát thực hiện sẽ diễn ra ở hai mặt tổ chức và truyền thông trong cả ba giai đoạn trước, trong và sau sự kiện. Điều này nhằm đảm bảo các công việc truyền thông tổ chức sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và quan trọng nhất, nâng cao tối đa trải nghiệm của khách tham dự.
Bước 9: Thống kê và báo cáo
Các dữ liệu, phản hồi trực tiếp và thông qua các kênh owned, paid và earned media của doanh nghiệp sẽ được agency sự kiện thu thập, tổng hợp và báo cáo. Từ những thông tin này, các công ty chuyên tổ chức sự kiện sẽ đưa ra nhận xét và đề xuất marketing tổ chức sự kiện về sau.
Hơn thế nữa, bên cạnh vai trò là agency digital marketing tổng thể, On Digitals sẽ tư vấn và đề xuất phát triển cho các kênh quảng bá khác của doanh nghiệp ở cả ba giai đoạn tổ chức sự kiện.
Tại sao nên chọn dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại công ty quản lý sự kiện On Digitals?
- Kinh nghiệm chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực
- Nguồn lực phong phú về digital marketing
- Đề xuất quy trình và phương pháp tối ưu
- Hỗ trợ và tư vấn tận tình bởi các chuyên gia
- Linh hoạt và nhanh nhạy trong giải quyết tình huống
- Đa dạng hạng mục tổ chức sự kiện với mức giá cạnh tranh
Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói uy tín sẽ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Tại sao cần tổ chức sự kiện doanh nghiệp?
Một sự kiện truyền thông được đầu tư tổ chức chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu quả trong nhiều yếu tố.
- Về hình ảnh tích cực của thương hiệu và doanh nghiệp
- Về mức độ nhận diện của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ/thông điệp mà sự kiện quảng bá
- Về lượng người dùng tiếp cận và trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ được quảng cáo
Không những thế, việc tổ chức sự kiện truyền thông và quảng bá cũng sẽ góp phần thúc đẩy các bộ phận liên quan.
- Quan hệ khách hàng và chăm sóc khách hàng
- Phát triển kinh doanh và tư vấn bán hàng
- Digital marketing nói riêng và truyền thông quảng cáo nói chung
Tại sao cần truyền thông sự kiện?
Nói một cách đơn giản, để nâng cao tối đa lợi ích của công đoạn tổ chức, doanh nghiệp cần thêm một giải pháp hỗ trợ. Và truyền thông sự kiện chính là công cụ đắc lực cho mục tiêu trên.
Ở góc độ tổng thể doanh nghiệp, các hoạt động truyền thông sự kiện đóng vai trò thúc đẩy ở nhiều yếu tố tương đồng với khâu tổ chức.
- Thông tin và hình ảnh doanh nghiệp được lan tỏa
- Phong cách, định hướng và câu chuyện thương hiệu được nhận thức
Ở góc độ sự kiện cụ thể, truyền thông như phương tiện marketing sự kiện thiết thực phục vụ linh hoạt cho nhiều mục đích quảng bá.
- Truyền tải nội dung và thông điệp sự kiện truyền thông đến nhiều người
- Lưu giữ khoảnh khắc và gia tăng kết nối với khách tham dự sự kiện
- Thu hút và gây ấn tượng với khách hàng chưa có cơ hội tham gia
Chính vì vậy, dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ mang lại hiệu ứng và chuyển đổi ở tập khách hàng hiện tại xoay quanh khoảng thời gian sự kiện diễn ra. Tuy nhiên sức lan tỏa vẫn chưa dừng lại ở mỗi điều này.
Dư âm, hiệu ứng và ấn tượng sẽ là những điều doanh nghiệp gặt hái từ tập khách hàng mới thông qua sự kiện truyền thông đậm chất và chuyên nghiệp.
So sánh tổ chức sự kiện online và tổ chức sự kiện offline
| Tổ chức sự kiện online | Tổ chức sự kiện offline | |
|---|---|---|
| Đặc điểm |
|
|
| Yêu cầu |
|
|
| Lĩnh vực phù hợp |
Các lĩnh vực thường xuyên trao đổi trực tuyến: công nghệ thông tin, quảng cáo, truyền thông - báo chí và các ngành tương tự khác |
Các lĩnh vực có xu hướng gặp gỡ trực tiếp: xây dựng, kiến trúc, công nghiệp sản xuất và và các ngành tương tự khác |
Để đưa ra lựa chọn tối ưu nhất, doanh nghiệp cần tham khảo các điểm đặc trưng của cả hai hình thức tổ chức sự kiện online và offline. Ngoài ra, công ty tổ chức sự kiện cần đề cao chân dung khách hàng (customer persona) trong suốt quá trình tổ chức truyền thông sự kiện.
Bởi mục tiêu hơn cả của một sự kiện truyền thông là tối ưu trải nghiệm khách hàng thông qua việc nắm rõ thị hiếu và đặc thù ngành nghề của đối tượng khách mời.
Các yếu tố tạo nên kế hoạch tổ chức sự kiện online thành công?
Mục tiêu rõ ràng
Trước tiên, mục tiêu đặt ra cần đảm bảo tính thực tế và cụ thể. Doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện cần xem xét thực trạng để quyết định số lượng nhất định. Đồng thời, cả hai bên cần bước đầu lựa chọn phương thức tổ chức và truyền thông sự kiện. Điều này nhằm đánh giá tính khả thi giữa mục tiêu và định hướng triển khai thực tế.
Thời điểm diễn ra
Thời điểm tối ưu sẽ được xác định dựa vào câu trả lời của những câu hỏi sau tùy theo mục đích của sự kiện:
- Đối với sự kiện nội bộ doanh nghiệp thì mật độ công việc hiện tại của nhân viên có phù hợp? Sự kiện tổ chức vào dịp nào?
- Đối với sự kiện quảng bá thì sản phẩm/dịch vụ đã hoàn thiện chưa? Nên tổ chức sự kiện pre-launching (thông báo sắp ra mắt) hay launching (ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới)?
- Doanh nghiệp đối thủ có đang tổ chức sự kiện hay không?
- Thời điểm được chọn có gần hay trùng khớp với dịp lễ nào không?
- Tâm điểm truyền thông và báo chí có thuận lợi không?
Nền tảng sử dụng
Công ty quản lý sự kiện cần ưu tiên nền tảng thân thiện và thường dùng của phần lớn khách tham dự. Tính năng riêng của nền tảng được chọn cũng nên được tìm hiểu. Đặc biệt, phương án dự phòng luôn là giữ vai trò quan trọng không kém.
Độ phủ sự kiện
Tận dụng tối đa khả năng tiếp cận nhanh và rộng của việc tổ chức sự kiện online là cách mà các công ty event thúc đẩy hiệu quả cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chất lượng và số lượng cần được cân bằng xuyết suốt ba giai đoạn truyền thông tổ chức sự kiện.
Quà tặng lưu niệm
Đối với hình thức tổ chức sự kiện online, các công ty tổ chức event cũng không nên bỏ qua mục quà tặng lưu niệm trong khâu lập kế hoạch sự kiện. Thông thường ở các sự kiện mang tính chất trao đổi và giao lưu thì quà tặng kèm cũng nên ở dạng kỹ thuật số và có thể sử dụng ngay. Có thể kể đến như voucher mua hàng, mã ưu đãi, tài liệu liên quan ở dạng tập tin.
Tuy nhiên, ở các sự kiện hơi hướng thực tế như giới thiệu sản phẩm mới thì đơn vị tổ chức sự kiện có thể gửi tận tay đến khách mời. Điều này cũng đồng thời biết thêm được nhiều dữ liệu của khách hàng hiện tại.
Chú ý! Hình thức quảng cáo OOH ở dạng kỹ thuật số (digital) và dạng in ấn (print) sẽ là công cụ đắc lực cho yếu tố tổ chức sự kiện online này.
Tích hợp digital marketing
Không chỉ một mà nhiều công cụ digital marketing có khả năng hỗ trợ gia tăng hiệu quả cho dịch vụ tổ chức sự kiện.
Content marketing, email marketing, telemarketing, thiết kế landing page cho website, quảng cáo mạng xã hội và quảng cáo OOH đều đóng vai trò nhất định trong việc quảng bá sự kiện. Mỗi công cụ này, với những ưu điểm đặc trưng, sẽ tiếp cận khách hàng ở nhiều góc độ và phạm vị khác nhau.
Thông thường, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đánh giá thực trạng các công cụ này của doanh nghiệp ở giai đoạn đầu. Đồng thời, dựa theo kế hoạch tổ chức sự kiện đã lập để quyết định sử dụng và mức độ đầu tư cho công cụ phù hợp được chọn.
Truyền thông và báo chí
Nhắc đến tổ chức sự kiện thì không thể bỏ qua truyền thông và báo chí - hai phương thức dẫn đầu và sở hữu sức mạnh quảng bá to lớn.
Nếu như các công cụ digital marketing giữ nhiệm vụ tăng độ phủ cho sự kiện thì truyền thông và báo chí cần gây sức ảnh hưởng ở cự ly gần. Hiểu một cách đơn giản là trong phạm vi thành phố, khu vực hay quốc gia - nơi sự kiện diễn ra.
Quy mô và phạm vi phân bố của khách mời tham dự sẽ giúp công ty tổ chức sự kiện quyết định khoảng cách gần hay xa, mức độ đầu tư nhiều hay ít cho yếu tố này.
Tính địa phương hóa
Khi nhìn ở góc độ rộng, tính chất địa phương tượng trưng cho Place (Nơi chốn - một trong 4P cốt lõi của các hoạt động quảng cáo), và tổ chức sự kiện online cũng không ngoại lệ.
Nhiều công việc ở giai đoạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện online như chọn nền tảng trao đổi, chuẩn bị quà tặng, sắp xếp thời điểm và bố cục sự kiện sẽ phụ thuộc nhiều ở yếu tố này.
Các công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp sẽ cân nhắc đặc tính địa phương trong quá trình tiến hành nghiên cứu và tư vấn giải pháp cho doanh nghiệp.
Cần làm gì để tăng hiệu quả tổ chức sự kiện offline?
Vốn dĩ việc tổ chức sự kiện đã mang lại những lợi ích thiết thực (được nhắc phía trên). Tuy nhiên, sự kiện có thể nâng tầm các chuỗi hoạt động quảng bá thương hiệu (branding) và thúc đẩy doanh số đáng kể hơn thế.
Và các công ty tổ chức sự kiện uy tín cần đề cao các yếu tố bổ trợ để hoàn thành mục tiêu này cho doanh nghiệp.
Cá nhân hóa trải nghiệm
Việc thấu hiểu chân dung khách hàng là điểm xuất phát để tạo và tăng trải nghiệm cá nhân của khách mời tại sự kiện được tổ chức.
Yếu tố này cũng sẽ phụ thuộc vào quy mô và độ đa dạng tập khách hàng mục tiêu của sự kiện. Tính cá nhân hóa có thể được lồng ghép trong quá trình sản xuất nội dung thể hiện qua phong cách truyền tải thông tin, hình ảnh. Đặc biệt khi sử dụng các kênh truyền thông đậm chất một-một qua email và qua điện thoại để trao đổi với khách mời.
Hơn thế nữa, chủ đề trao đổi và các hoạt động tương tác xoay quanh tiêu điểm sự kiện cũng cần lấy ý tưởng từ thị hiếu của khách mời.
Tận dụng các hình thức tổ chức sự kiện online
Có vẻ như, công việc thu hút khách tham dự chỉ có thể thực hiện trong giai đoạn đầu - truyền thông trước sự kiện? Không phải vậy, các công ty tổ chức event còn có thể tiếp tục điều này ở hai giai đoạn truyền thông trong và sau sự kiện.
Đối với công tác truyền thông trong sự kiện, việc sử dụng tối đa các nền tảng công nghệ để phát trực tiếp diễn biến sự kiện là khía cạnh quảng bá sự kiện khác. Điều này chủ yếu hướng đến khách mời đã bỏ lỡ hoặc không thuận tiện về thời gian hay địa điểm để tham dự trực tiếp.
Đảm bảo an toàn
Tuy diễn ra trong khung thời gian giới hạn cụ thể và các hoạt động đã được liệt kê rõ trong kế hoạch tổ chức sự kiện nhưng các công ty tổ chức event buộc phải có những biện pháp an ninh cho sự kiện.
Các đơn vị tổ chức sự kiện cần trang bị biện pháp đảm bảo an toàn và thoát hiểm cần thiết tương ứng với loại hình sự kiện. Tất nhiên, những giải pháp an ninh cho sự kiện trong nhà sẽ khác với sự kiện ngoài trời, hội nghị thảo luận sẽ khác với giải đấu thể thao?
Ngoài ra, với tính chất đông người, nhà tổ chức sự kiện cần triển khai phương án kiểm soát khách mời. Đồng thời, các chỉ dẫn và lưu ý tại địa điểm tổ chức cũng khá cần thiết.
Khả năng kết nối trực tuyến
Một mặt, công suất kết nối mạng tại sự kiện sẽ hỗ trợ các công việc khi kết hợp tổ chức sự kiện online vừa được nhắc đến. Bên cạnh đó, yếu tố này cũng sẽ hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời cho đội ngũ tổ chức sự kiện. Quá trình liên lạc và phối hợp giữa các bộ phận cũng thuận tiện hơn.
Mặt khác, chính khách mời là cách thức truyền thông cho sự kiện hiệu quả nhất. Sự kiện truyền thông có sẵn mạng kết nối sẽ khuyến khích khách mời quảng bá sự kiện.
Ngoài ra, nhiều hoạt động tương tác và thảo luận cũng cần đến sự trợ giúp của yếu tố này.
Đề cao tính chất độc đáo
Tạo cảm quan riêng biệt và đậm chất thương hiệu ở khách mời là yếu tố hàng đầu mà các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn hướng đến.
Điều này đòi hỏi trước hết khách tham dự đã nhận diện và thiện cảm với hình ảnh thương hiệu ở giai đoạn truyền thông trước sự kiện. Để đến khi sự kiện diễn ra, kết quả đạt được ở quá trình đầu sẽ làm tiền đề vững chắc để gây ấn tượng độc đáo với khách tham dự.
Sự độc đáo sẽ được đánh giá qua khả năng kết nối, gây chú ý và lưu lại ấn tượng của dịch vụ tổ chức sự kiện đối với khách mời.
